Seorang sekretaris dalam kedudukannya sebagai orang terdekat dengan pimpinan puncak sering bertindak sebagai Public Relation Officer. baik yang bersifat internal maupun ekstrenal. Hal ini berkaitan dengan tanggung jawabnya untuk menjaga citra perusahaan.
Public relations is a deliberate, planned and sustained effort to establish and maintain mutual unsderstanding between an organization its public. (British Institute of public relation)
“The function that maintains an organization’s relationship with societr in a way that most effectively achaieves the organization’s goals” ( The Public Relations Society of America)
” Usaha terencana yang menyeluruh di dalam organisasi yang dilakukan melalui proses komunikasi dua arah baik ke dalam maupun ke luar perushaan dalam rangka mencapai tujuan spesifik perusahaan” (Internasional Center of Public Relaions)
Aktivitas public relations harus selaras dengan tujuan perushaan, terutama mengenai hal-hal yang ingin dicapai oleh manajemen dalam aktivitasnya.
Contoh keterkaitan tujuan manajemen dan aktivitas public relations :
“Membangun citra Perusahaan” : Pada kondisi ini PR diprlukan untuk membangun identitas atau image baru. Aktivitas yang dilakukan termasuk membina ‘Goodwill” seperti menjadi sponsor dalam penyelenggaraan pameran budaya dan seni, membantu program perbaikan lingkungan, membantu dalam bidang pendidikan dan lain-lain
“Ketika Menghadapi Krisis” Aktivits PR dapat menggunakan berbagai saluran komunikasi yang terjadi pada berbagai pihak yang terkait.
“Mempromosikan kepentingan Masyarakat” : Salah satu penekanan yang cukup penting adalah ajakan agar seluruh anggota organisasi untuk selalu mengutamakan pada kepentingan Stake Holder.
10 langkah PR dalam mendukung tujuan perusahaan :
- Mempromosikan barang atau jasa
- Mendeteksi Key Issue dan peluang-peluang yang mempengaruhinya
- Menetapkan organization posture dalam berhubungan dengan publik
- Meningkatkan goodwill terhadp seluruh karyawan
- Mencegah dan menyelesaikan masalah ketenagakerjaan
- Meningkatkan goodwill pemegang saham
- Menghindari kesalahpahaman atau kecurigaan publik terhadap perusahaan
- Menginvestigasi perilaku kelompk-kelompok yang mempengaruhi organisasi
- Memformulkan kebijakan-kebijakan dan cara penerapannya
- Memperhatikan perubahan-perubahan yang berhubungan dengan PR.